Danışmanlık Nedir?

Danışmanlık, bir tür antrenörlüktür. Danışman sahaya girip gol atacak kişi değil, ideal takımı kuracak ve takımın hedeflere ulaşacak şekilde oynamasını sağlayacak kişidir. Bunu yaparken danışmanlık yaptığı konuda,

• Gizli kalmış potansiyeli tespit ederek ortaya çıkarır,
• Karar vericilerin zihinlerindeki hedeflerin somut, herkes tarafından anlaşılır hale gelmesine sağlar,
• Bir takım olmanın nasıl bir şey olduğu konusunda çalışanlara ve karar vericilere yardımcı olur,
• Karar vericilerin şirketi daha verimli olarak yönetebilmeleri için ihtiyaç duydukları destek konularını belirler ve gerekli destekleri almalarını sağlar,
• Gelecek planlarının somut verilerden hareketle yapılmasını ve geleceğe yönelik adımların bu plan üzerinden atılmasını sağlar.

Şirketler Danışmanlık Hizmetlerine Ne Zaman İhtiyaç Duyarlar?

Çağımız hız çağı. Çoğu zaman başarıyı hızlı hareket eden ve çabuk karar alabilenler yakalayabiliyor. Hızlı hareket edebilmek ve çabuk karar verebilmek için gerekli olan en önemli faktör ise bilgi.
Çoğu zaman firmalar yeni bir atılım yapabilmek için, gerekli potansiyele sahiptirler. Ne var ki, kimi zaman bu potansiyeli nasıl harmanlayacakları konusunda kararsız kalırlar.
Bu kararsızlık genelde firmaların yaptıkları işlere fazlaca odaklanmalarından kaynaklanır. Yapılan işe ve gündelik, rutin faaliyetlere fazlaca odaklanmak, gelecek konusunda projeksiyon yapmada ve değişimin gerekli olduğu zamanlarda değişimi yönetmede firmaları zora sokar.
İşte tam da bu aşamada, yani gelecekte varmak istediğiniz yerle ilgili zihninizde bir resim belirdiğinde, ama oraya nasıl varacağınız konusunda kararsız kaldığınızda danışmanlık hizmetine ihtiyacınız var demektir.

İlk Defa Danışmanlık Hizmeti Alıyorsanız, Dikkat Etmeniz Gereken Konular?

İlk defa danışmanlık hizmeti almak, her ilkte olduğu gibi birçok duraksamayı ve kaygıyı beraberinde getirir. Bu konuda sağlıklı bir karar verebilmeniz için netleştirmeniz gereken konular şunlardır;

• Danışmandan beklentileriniz,
• Danışmanlık hizmetinin kapsamı (Belli bir proje, belli bir fonksiyonun iyileştirilmesi, genel yönetim sistemi vb.),
• Danışmanlık hizmetinden yararlanma biçiminiz (Yöntem, yaklaşım nasıl olacak vb.),
• Çalışanların nasıl tepki verecekleri ve bu tepkinin nasıl yönlendirileceği,
• Uygulama aşamasında karşılaşılacak problemlerin çözümü için konunun nasıl ele alınacağı.

Bu konuda daha detaylı bilgi almak ve danışmanlık hizmeti konusunda merak ettiğiniz diğer konular için bizi arayabilirsiniz. Sizlerle tanışmak ve bilgi vermekten mutluluk duyarız.

Danışman İle Çalışmanın Yararı Nedir?

Sistem ve ürün belgesi için yapılan başvurularda danışmanlık hizmetlerinden yararlanmak iki açıdan firmalara yarar sağlar.

1. Danışmanların elde ettikleri bilgi birikimi kısa bir sürede firmanıza aktarılarak, firmanızda kalite ve sistem bilincinin oluşması sağlanır. Böylece kendi başınıza, el yordamı ile gideceğiniz bir yolu, danışmanlar çabuk ve zahmetsiz geçmenizi sağlarlar.
2. Sistem veya ürün belgelendirme başvurularının yapılması için firmanızda ciddi bir çalışmanın yapılması, yoğun ve dikkatli bir dökümantasyon faaliyetinin yürütülmesi gereklidir. Bu tür faaliyetleri yine kendi başınıza yürütmeniz mümkündür ama danışmanlar deneyimleri sayesinde daha az zahmetli ve daha hızlı yol katetmenizi sağlarlar.

Danışmandan Faydalanmanın Püf Noktaları?

Danışmanlar daha öncede belirttiğimiz gibi sahada gol atacak kişiler değil, sahadakilere gol yollarını gösteren kişilerdir. Bu bağlamda, danışmanın yöneten değil yönlendiren kişiler olduğunun bilincinde olarak şu noktaları dikkate alın;

Danışmanlar tüm sorunların çözümünü sağlayan süpermenler değildirler. Şirketiniz içinde zaman içinde biriken sorunların hepsi bir anda çözüme ulaştırılamaz. Bu nedenle danışmanlık hizmeti almadan önce danışmanlarla detaylı çalışma yürüterek danışmanlık hizmetinden beklentilerinizi açıklığa kavuşturun. Bu hem sizin, hem de danışman için en önemli noktadır.

Danışmanlar şirketinizi ve sizi, sizden daha iyi bilemezler. Kendinizi ne kadar detaylı olarak ifade eder, bilgilerinizi danışmanla ne kadar çok paylaşırsanız size yapılacak desteğin kalitesini artırırsınız. Danışmanla şirketinizin bilgilerini, planlarınızı, aklınızdaki projeleri, hatta hayallerinizi paylaşın.

Her işi aynı anda yapmaya çalışmak, hiçbir iş yapmamamak demektir. Bu nedenle, projenizin kapsamını çok geniş tutar ve tek bir parça halinde değerlendirirseniz başarıya ulaşma imkanınız kısıtlı olacaktır. Projenizin kapsamını dar tutun ve hedefe ulaşmak için kademeli bir yol belirleyin. Bu sayede hem danışman ile diyoloğunuzu zaman içinde geliştirmiş, hem danışmanınızın yetkinliğini anlamış olursunuz.

Danışmanlar her zaman çalışanlar tarafından biraz tereddütle karşılanan kişilerdir. Bu aşamada danışmanınızın görev kapsamı, çalışma şekli gibi konularda çalışanlarınıza düzenli ve doğru bilgi verirseniz, şirket içinde oluşabilecek direnci azaltmış olursunuz.

Danışmanlar sadece karar vericilerin yararlanacağı insanlar değildirler. Danışmanlık aldığınız projede ne kadar çok çalışanınızı sürece katar, sürece katkı yapmalarını sağlarsanız, projenin kabul edilmesi o kadar kolaylaşır.

Danışmanlar değişimi yöneten ve yönlendiren kişilerdir. Her değişim programında olduğu gibi, direnç sizin sürecinizin de ayrılmaz parçası olacaktır. Dirençle başa çıkmanın ilk yolu, direnç noktalarına anlayışla yaklaşmak, direnç gösterenlere gerekli destekleri vererek onları da sürece katmaya çalışmaktır.
Firmanız değişirken siz de değişmek zorundasınız. Danışmanlık projelerinin çoğunda sorun yaşanan nokta, çalışanların değişmesi istenirken, yönetimin bu konuda daha ağır davranmasıdır. Bu noktada danışmanlık projesinin karar vericilerinin de örnek teşkil etmesi gerekir. Yani karar vericilerin, değişim projesini desteklemesi, bu konuda alınan kararlara uyması, verdiği kararların değişim projesini destekleyen nitelik olmasına dikkat etmesi gerekir.

Firmaların değişimleri uzun zaman alan süreçlerdir. Bu nedenle sabırlı ve inançlı olmak büyük önem taşır. Sorunlara hep aynı sabır ve inançla yaklaşırsanız, değişim beklediğiniz kadar kısa sürece gerçekleşmeyebilir ama mutlaka gerçekleşecektir.

Danışmanlık Süreci Nasıl İşler?

Danışmanlık süreci her projede aynı sıra ile olmasa bile genel olarak aşağıda belirtilen akış içinde gerçekleşir;

Tanışma.
Firmanın danışmanı, danışmanın da firmayı tanıdığı dönemdir. Bu dönemde karşılıklı diyalog ile taraflar beklentilerini belirler ve netleştirmeye çalışırlar. Bu dönemde her iki taraf için önemli olan nokta gerçeğe bağlılıktır. Gerek firmanın, gerekse danışmanın yetenek ve yeterliliklerini karşı tarafa objektif kriterler dahilinde aktarmaları gereklidir. Bu dönemde oluşacak olağanüstü beklentiler projenin başarı şansını tehlikeye atabilir.

Kapsam belirleme.
Sürdürülen diyaloglar neticesinde, gerek firma tarafında gerekse danışman tarafında beklentiler netleştirilir ve projenin kapsamı belirlenir. Bu aşamada kapsamı geniş tutulmaması başarıya ulaşılabilmesi için en çok dikkat edilmesi gereken noktadır.

Anlaşma.
Danışmanın çalışma şekli, firmada bulunacağı süre, birlikte çalışacağı ekip, ücretlendirme gibi konular bu aşamada netleştirilerek anlaşma sağlanır. Bu konuların belirsiz kalması ve anlaşmalarda kapalı ifadelerle yer alması daha sonradan sorun yaşanmasına neden olabilir..

Sistem Analizi.

• Eğitim ve Danışmanlık hizmetinin alınmasını takiben, kuruluşta bir ön inceleme yapılacak ve danışmanın kuruluşun tüm bölümlerini tanıması sağlanacaktır.
• Sistem çalışmalarının başlangıcını oluşturacak Sistem Analizi çalışmasında, kuruluşun yönetim, organizasyon, karar ve iletişim mekanizmaları, verdiği hizmetler, çalışma düzeni, kaynak kullanımı, insan gücü, bilgi birikimi, iş süreçleri ve dokümantasyon gibi konularda danışman bir dizi analiz yapacaktır.
• Yazıya dökülmemiş olsa da uygulanmakta olan ilkeler ( toplantı düzenleri, yetki kullanımları, bilgi akışı v.b. ) belirlenecektir.
• Yönetim tarafından düşünce bazında üretilmiş, ancak uygulamaya geçirilmemiş ya da uygulanmasına daha sonra başlanacak hizmetlerin konumları ve varolan sistem üzerindeki olası etkileri belirlenecektir.
• Görev, yetki ve sorumluluklar, iş tanımları ile birlikte gözden geçirilecek ve yeterlilikleri sorgulanacaktır.
• Yönetim Bilgi Sistemi, performans ve etkinliği çerçevesinde incelenecektir.
• Eksikliği tespit edilen Standartlar muayene ve deneyler tespit edilecektir.
• Sistem analizi çalışmasının amacı, kuruluşun özgün yapısı içinde kendi kalite kültürünü oluşturabilmesi için gerekli bilgilerin danışmanlarca anlaşılması ve kalite sisteminin kuruluşun ihtiyaçları doğrultusunda ilk seferde ve hatasız kurulmasının sağlanmasıdır.

Proje hedeflerinin belirlenmesi ve çalışma planının yapılması.
Bir plan dahilinde çalışmak her zaman konuya taraf olanlar arasında farklı beklentiler yaratılmasını önler ve yanlış anlamaların önüne geçer. Bu nedenle danışmanınızın bu aşamada sizlerle birlikte çalışarak hedefleri daha spesifik hale getirmesi ve bir çalışma planı yapması yararlı olacaktır.

Planın yürürlüğe konması ve yürütülmesi.
Bu aşama, danışmanlık projesinin ana faaliyet alanıdır. Hazırlanan proje, danışmanınızın gösterdiği biçimde ve katkılarıyla, sizler tarafından hayata geçirilecektir. Zorlukların, direncin, çatışmaların yaşanacağı ve danışmanınız aktif olarak size destek vereceği bu aşamada karar vericiler olarak en büyük görevin sizlere düştüğünün farkında olarak hareket etmeniz büyük önem taşır.(Uygulamaların ayrıntıları menüdeki ilgili başlıklar altında belirtilmiştir.)

İlgili eğitimlerin verilmesi.
Proje ile ilgili temel ve ileri eğitimler, yapılan eğitim planı doğrultusunda belirlenip gerçekleştirilir.

Değerlendirme ve revizyonların yapılması.
Her projede başlangıçta ortaya konan iş planları, zaman içinde ve değişen koşullara bağlı olarak revizyon ihtiyacı duyar. Bu aşamada, danışmanınızla yakın çalışma içinde bulunarak, gerekli revizyonları beraber belirlemeniz ve uygulamaya koymanız gereklidir.

Uygulamaların sonuçlarının alınması ve kurumsallaştırılması.
Danışmanınız, sizler ve çalışanlarınız tarafından yürütülen uygulamaların sonuçları beklenen şekilde oluştuğunda artık bu uygulamaların belgelendirilmesi veya kurumsallaştırılması gereklidir. Bu aşamada yine danışmanızın yardımı ile gerekli başvuruların ve çalışmaların yapılması sağlanır.

Sistem Belgesi İçin Başvuru
Kuruluş,  çalışmalar tamamlandıktan sonra belgelendirme için başvuruda bulunabilecektir. Başvuru, Kuruluşun isteği doğrultusunda, yurt dışından bir belgelendirme kuruluşuna  yapılacaktır.

Sistem Belgesinin Alınması
Başvurunun yapıldığı kuruma bağlı olarak denetimciler, denetim zamanını kuruluşa belirli bir süre önceden bildireceklerdir. Denetimler tüm çalışmaları kapsayacak boyutta gerçekleşmektedir. Dış denetimler sırasında ortaya çıkacak minör uygunsuzluklar belge almaya engel değildir. Ancak, majör uygunsuzluklar düzeltilmediği sürece belge alınması olanaksızdır. Bu durumda danışman, gerek minör, gerekse majör uygunsuzlukların en kısa sürede giderilebilmesi ve kuruluşun belge alması konusunda her türlü çalışmayı kuruluş ile beraber yerine getirecek ve sistemin belgelendirilmesini sağlayacaktır.

Proje sonuçlarının değerlendirilmesi ve yeni projelere başlanması.
Uygulamaya devam edilen sistemin belirlenen hareket ve zaman planı içinde sonuçlara ulaşmasının ardından, tüm süreç, sizler ve danışmanınız tarafından gözden geçirilerek sonuçları irdelenir. Böylece bir önceki süreçte yaşananlardan alınan dersler doğrultusunda yeni projelerin daha hızlı hayata geçirilmesi sağlanır.